വസ്തുവിന്റെ ആധാരം നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ എന്ത് ചെയ്യണം? Original കിട്ടുമോ? Certified Copy എങ്ങനെ എടുക്കാം?

വീട്, സ്ഥലം തുടങ്ങിയ property-കളുടെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകളിൽ ഒന്നാണ് Original Title Deed — നമ്മൾ സാധാരണ “ആധാരം” എന്ന് പറയുന്ന document. വർഷങ്ങളായി വീട്ടിൽ സൂക്ഷിച്ചിരുന്ന ആധാരം ഒരു ദിവസം കാണാതായാൽ പലർക്കും ആദ്യം വരുന്ന ഭയം, “ഇനി ഈ സ്ഥലം വിൽക്കാൻ പറ്റില്ലേ?”, “ആധാരം വീണ്ടും കിട്ടില്ലേ?”, “Property തന്നെ നഷ്ടപ്പെടുമോ?” എന്നൊക്കെയാണ്.

എന്നാൽ ഒരു registered deed-ന്റെ original paper നഷ്ടപ്പെട്ടതുകൊണ്ട് മാത്രം നിങ്ങളുടെ ownership ഇല്ലാതാകുന്നില്ല. Registration Department-ന്റെ records-ൽ registered document-ന്റെ details നിലനിൽക്കും. Kerala Government-ന്റെ Registration e-Services സംവിധാനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളിൽ തന്നെ original deed നഷ്ടപ്പെടുകയോ നശിക്കുകയോ ചെയ്താൽ title-related records ലഭ്യമാക്കുന്നതും ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.

പക്ഷേ ഇവിടെ ഒരു പ്രധാന കാര്യം ആദ്യം മനസ്സിലാക്കണം. Sub Registrar Office സാധാരണയായി നഷ്ടപ്പെട്ട original deed-ന്റെ മറ്റൊരു “പുതിയ original” print ചെയ്ത് തരുകയല്ല ചെയ്യുന്നത്. പകരം, Registration Department-ന്റെ official record-ൽ നിന്നുള്ള Certified Copy ആണ് ലഭിക്കുക. Registration Act, 1908-ന്റെ Section 57 പ്രകാരം prescribed fee അടച്ച് registered documents-ന്റെ certified copies ലഭ്യമാക്കാം; അത്തരത്തിലുള്ള certified copy original document-ന്റെ contents തെളിയിക്കുന്നതിനായി ഉപയോഗിക്കാവുന്നതുമാണ്.

ആധാരം കാണാനില്ലെന്ന് മനസ്സിലായാൽ ആദ്യം എന്ത് ചെയ്യണം?

ആദ്യം അല്പം സമയം എടുത്ത് original യഥാർത്ഥത്തിൽ നഷ്ടപ്പെട്ടതാണോ എന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. Bank loan എടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ deed bank-ൽ deposit ചെയ്തിട്ടുണ്ടാകാം. Advocate, document writer, കുടുംബാംഗങ്ങൾ, locker എന്നിവിടങ്ങളിലും പരിശോധിക്കുക.

ശരിക്കും document നഷ്ടപ്പെട്ടതായി ഉറപ്പായാൽ Police complaint നൽകുന്നത് വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട precaution ആണ്. ഇവിടെ പലരും പറയുന്ന ഒരു കാര്യം correct ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്: ആധാരം നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ എല്ലാ സാഹചര്യത്തിലും FIR തന്നെ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യണം എന്നത് ശരിയല്ല.

ഒരു document simply misplaced/lost ആയതാണെങ്കിൽ Police Station-ൽ loss complaint നൽകാം. Kerala Police-ന്റെ instructions പ്രകാരം missing property സംബന്ധിച്ച complaint record ചെയ്യാനും, ആവശ്യമായ സാഹചര്യത്തിൽ Certificate of Loss നൽകാനും സംവിധാനം ഉണ്ട്. Duplicate അല്ലെങ്കിൽ replacement-related claim-ുകൾക്കായി ഇത്തരം police loss certificate ആവശ്യമായി വരാമെന്നും Kerala Police circular വ്യക്തമാക്കുന്നു.

മോഷണം നടന്നതായി സംശയമുണ്ടെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു cognizable offence ഉണ്ടായിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ സ്ഥിതി വ്യത്യസ്തമാണ്; അപ്പോൾ FIR രജിസ്റ്റർ ചെയ്യാനുള്ള സാഹചര്യം വരാം. Kerala Police FAQ പ്രകാരം cognizable offence report ചെയ്താൽ FIR registration ബാധകമാണ്.

ഇപ്പോൾ Police complaint THUNA portal വഴിയും submit ചെയ്യാനുള്ള സൗകര്യമുണ്ട്. Complaint details, ID proof, address proof തുടങ്ങിയവ നൽകി online complaint submit ചെയ്യാം.

Police complaint acknowledgement, loss certificate ലഭിച്ചാൽ അവ safe ആയി സൂക്ഷിക്കുക. പിന്നീട് bank loan, property sale അല്ലെങ്കിൽ legal verification സമയത്ത് original എങ്ങനെ നഷ്ടപ്പെട്ടു എന്നത് explain ചെയ്യാൻ ഈ രേഖകൾ സഹായിക്കും.

Newspaper advertisement കൊടുക്കേണ്ടതുണ്ടോ?

Property deed നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ ഒരു widely circulated newspaper-ൽ public notice / lost document notice കൊടുക്കുന്നത് സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന precaution ആണ്.

എന്നാൽ Kerala Registration Department-ന്റെ current Certified Copy SOP നോക്കുമ്പോൾ, Certified Copy apply ചെയ്യുന്നതിന് newspaper advertisement അല്ലെങ്കിൽ FIR നിർബന്ധമായ reference document ആയി നൽകിയിട്ടില്ല. Department-ന്റെ process പ്രധാനമായും മുമ്പ് registered ചെയ്ത document-ന്റെ record അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്.

അതുകൊണ്ട് “Certified Copy കിട്ടണമെങ്കിൽ newspaper ad നിർബന്ധമാണ്” എന്ന് പൊതുവായി പറയുന്നത് ശരിയല്ല.

എന്നാൽ original deed നഷ്ടപ്പെട്ട property പിന്നീട് sell ചെയ്യുകയോ mortgage ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുമ്പോൾ buyer, bank അല്ലെങ്കിൽ advocate additional proof ചോദിക്കാം. അത്തരം സാഹചര്യങ്ങളിൽ police complaint, loss certificate, newspaper notice, affidavit തുടങ്ങിയ രേഖകൾ practical ആയി വളരെ useful ആയിരിക്കും.

അതുകൊണ്ട് valuable property ആണെങ്കിൽ public notice നൽകുന്നത് നല്ല precaution ആണ്. വലിയ transaction ആണെങ്കിൽ property lawyer-ന്റെ advice അനുസരിച്ച് notice wording തയ്യാറാക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

Certified Copy വീട്ടിലിരുന്ന് Online ആയി എടുക്കാമോ?

അതെ. Kerala Registration Department-ന്റെ PEARL portal വഴി Certified Copy application online ആയി submit ചെയ്യാം.

Official procedure വളരെ simple ആണ്. PEARL portal-ൽ Certificates → Application for Certified Copy എന്ന option തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ആവശ്യമായ document details നൽകുക. System ആ document digitized ആണോ അല്ലയോ എന്ന് പരിശോധിക്കും. Copy ആവശ്യമാണെങ്കിൽ “Is Copy Required” option select ചെയ്ത് applicable fee e-payment വഴി അടച്ച് application submit ചെയ്യാം.

Kerala Registration Department PEARL Portal

Application submit ചെയ്താൽ transaction ID ലഭിക്കും. അതുപയോഗിച്ച് Application Status / Download വഴി status പരിശോധിക്കാം. Digitized document ആണെങ്കിൽ official SOP പ്രകാരം process-ന്റെ maximum timeline 3 working days എന്നാണ് നൽകിയിരിക്കുന്നത്. Approved Certified Copy digital signature ചെയ്ത ശേഷം portal വഴി download ചെയ്യാനും സംവിധാനം ഉണ്ട്.

പഴയ ആധാരം Online-ൽ ഇല്ലെങ്കിൽ എന്ത് ചെയ്യും?

പഴയ documents എല്ലാം digitized ആയിരിക്കണമെന്നില്ല.

Document non-digitized ആണെന്ന് system കാണിച്ചാൽ പോലും Certified Copy ലഭിക്കില്ല എന്ന് അർത്ഥമില്ല. Official SOP പ്രകാരം online application submit ചെയ്ത് application fee അടച്ച ശേഷം ബന്ധപ്പെട്ട Sub Registrar Office (SRO) സന്ദർശിക്കണം.

SRO-യിൽ പഴയ record ലഭ്യമാണോ, copy readable condition-ലാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കും. Record ലഭ്യമാണെങ്കിൽ copying fee അടച്ച് ആവശ്യമായ ₹50 stamp paper ഉപയോഗിച്ച് certified copy തയ്യാറാക്കി നൽകുന്ന process ആണ് Registration Department വ്യക്തമാക്കിയിരിക്കുന്നത്.

അതായത് 20, 30 വർഷം പഴക്കമുള്ള ആധാരം നഷ്ടപ്പെട്ടാലും ആദ്യം “ഇനി ഒന്നും ചെയ്യാൻ പറ്റില്ല” എന്ന് കരുതേണ്ടതില്ല. ബന്ധപ്പെട്ട SRO-യിലെ registration records പരിശോധിക്കുകയാണ് വേണ്ടത്.

Document Number അറിയില്ലെങ്കിൽ?

Certified Copy apply ചെയ്യുമ്പോൾ document number, year, Sub Registrar Office തുടങ്ങിയ details അറിയുന്നത് process വളരെ എളുപ്പമാക്കും.

പഴയ photocopy, previous deed, land tax-related papers, bank records തുടങ്ങിയവ പരിശോധിച്ചാൽ document number ലഭിക്കാം. അതില്ലെങ്കിൽ property-യുടെ registration details കണ്ടെത്തുന്നതിനായി ബന്ധപ്പെട്ട SRO-യിൽ search നടത്തുകയോ Encumbrance Certificate പോലുള്ള registration records ഉപയോഗിക്കുകയോ ചെയ്യാം.

ആധാരം നഷ്ടപ്പെട്ടതായി മനസ്സിലായ ശേഷം ഒരു fresh Encumbrance Certificate (EC) എടുത്ത് property-യുടെ registered transactions പരിശോധിക്കുന്നതും നല്ല precaution ആണ്. PEARL portal Certified Copy-യ്‌ക്കൊപ്പം Encumbrance Certificate service-ും നൽകുന്നു.

Certified Copy എടുക്കാൻ എത്ര രൂപ ചെലവ് വരും?

ഇതിന്റെ cost ഒരു fixed ₹100 അല്ലെങ്കിൽ ₹500 എന്ന രീതിയിൽ പറയാൻ കഴിയില്ല. Document എത്ര പഴയതാണ്, എത്ര pages ഉണ്ട്, search period എത്രയാണ് തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങൾ അനുസരിച്ച് fee മാറും.

Kerala Registration Department പ്രസിദ്ധീകരിച്ച fee schedule പ്രകാരം പ്രധാന charges ഇങ്ങനെയാണ്:

ഈ rates Registration Department-ന്റെ published Ready Reckoner-ൽ നൽകിയിരിക്കുന്നതാണ്.

അതായത് recent ആയ, 10 pages-നുള്ളിലുള്ള ഒരു സാധാരണ document-ന് ഏതാനും നൂറ് രൂപ official charges വരാം. പഴയ document ആണെങ്കിൽ search fee കൂടാം; pages കൂടുതലാണെങ്കിൽ copying charge കൂടും.

Final payable amount PEARL portal/SRO കാണിക്കുന്ന current amount തന്നെയാണ് follow ചെയ്യേണ്ടത്, കാരണം Government fees പിന്നീട് revise ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

Newspaper advertisement, affidavit, advocate fee തുടങ്ങിയവ വേണമെങ്കിൽ അവ Government Certified Copy fee-യുടെ ഭാഗമല്ല; അവയ്ക്ക് separate cost വരാം.

Certified Copy കിട്ടിയാൽ Original ആധാരത്തിന് തുല്യമാണോ?

ഇവിടെ ചെറിയൊരു distinction മനസ്സിലാക്കണം.

Certified Copy ഒരു സാധാരണ Xerox അല്ല. Registration Department-ന്റെ official record-ൽ നിന്നുള്ള authenticated copy ആണ്. Registration Act Section 57 പ്രകാരം certified copy original document-ന്റെ contents prove ചെയ്യുന്നതിനായി ഉപയോഗിക്കാം.

പക്ഷേ അതുകൊണ്ട് physical original deed ഒരിക്കലും ഉണ്ടായിരുന്നില്ല എന്നതുപോലെ എല്ലാ transaction-ലും treat ചെയ്യും എന്ന് ഉറപ്പ് പറയാൻ കഴിയില്ല.

Property പിന്നീട് sell ചെയ്യുമ്പോൾ buyer-ന്റെ advocate original നഷ്ടപ്പെട്ടതിന്റെ കാരണം ചോദിച്ചേക്കാം. Bank mortgage സമയത്ത് bank കൂടുതൽ documents ആവശ്യപ്പെടാം. അപ്പോൾ സാധാരണയായി Certified Copy-യ്ക്കൊപ്പം police loss complaint, Certificate of Loss, public notice/affidavit, EC, title verification തുടങ്ങിയവ ചോദിക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.

അതുകൊണ്ട് property transaction plan ഉണ്ടെങ്കിൽ Certified Copy മാത്രം എടുത്ത് മറ്റെല്ലാ loss records കളയരുത്.

Original ആധാരം മറ്റൊരാൾക്ക് കിട്ടിയാൽ അവർ സ്ഥലം വിറ്റുകളയുമോ?

Original deed മറ്റൊരാളുടെ കൈയിൽ കിട്ടിയതുകൊണ്ട് മാത്രം ആ വ്യക്തിക്ക് നിങ്ങളുടെ property-യുടെ ownership ലഭിക്കില്ല.

Property transfer ചെയ്യാൻ നിയമപരമായ registration procedure, executant identification തുടങ്ങിയവ ആവശ്യമാണ്. എന്നിരുന്നാലും ഒരു valuable title document നഷ്ടപ്പെട്ട സാഹചര്യം lightly എടുക്കേണ്ടതില്ല. Forgery അല്ലെങ്കിൽ fraudulent attempt സംബന്ധിച്ച സംശയം ഉണ്ടെങ്കിൽ ഉടൻ police-നെ അറിയിക്കുകയും property lawyer-ന്റെ സഹായം തേടുകയും ചെയ്യുക.

Police complaint നൽകിയതിന്റെ ഒരു പ്രധാന benefit, original deed ഏത് തീയതി മുതൽ നഷ്ടപ്പെട്ടതായി നിങ്ങൾ report ചെയ്തുവെന്ന് official record ഉണ്ടാകുന്നു എന്നതാണ്.

ആധാരം Bank-ൽ mortgage ചെയ്തിരുന്നതാണെങ്കിൽ?

Loan ഉള്ള property ആണെങ്കിൽ ആദ്യം bank-നോട് confirm ചെയ്യുക. Housing loan പോലുള്ള ചില transactions-ൽ original title deeds bank custody-യിൽ ആയിരിക്കാം.

Bank തന്നെയാണ് original document നഷ്ടപ്പെടുത്തിയതെന്ന് സംശയമുള്ള പ്രത്യേക സാഹചര്യമാണെങ്കിൽ, ഒരു സാധാരണ വീട്ടിലെ loss case പോലെ നേരിട്ട് പുതിയ നടപടിയിലേക്ക് പോകാതെ bank-ിൽ നിന്ന് written confirmation വാങ്ങുകയും appropriate legal advice തേടുകയും ചെയ്യുക.

എളുപ്പത്തിൽ ഓർക്കേണ്ട ശരിയായ വഴി

ആധാരം നഷ്ടപ്പെട്ടതായി ഉറപ്പായാൽ panic ചെയ്യേണ്ടതില്ല. ആദ്യം Police-ൽ loss complaint നൽകുക; theft/crime സംശയമുണ്ടെങ്കിൽ FIR-related procedure follow ചെയ്യുക. തുടർന്ന് available document details ശേഖരിച്ച് Kerala Registration Department-ന്റെ PEARL portal വഴി Certified Copy apply ചെയ്യുക.

Document digitized ആണെങ്കിൽ process കൂടുതലായും online ആയി complete ചെയ്യാം. Digitized അല്ലെങ്കിൽ concerned Sub Registrar Office സന്ദർശിക്കേണ്ടിവരും.

Certified Copy കിട്ടിയ ശേഷം അതിന്റെ digital copy ഒന്നിലധികം safe locations-ൽ സൂക്ഷിക്കുക. കൂടാതെ police complaint, loss certificate, newspaper notice നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അതിന്റെ original/copy എന്നിവയും ഒരു separate property file-ൽ സൂക്ഷിക്കുക.

Property ഉടൻ sell ചെയ്യാനോ bank loan എടുക്കാനോ ഉദ്ദേശിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ആദ്യം തന്നെ advocate/bank-നോട് original deed നഷ്ടപ്പെട്ട വിവരം disclose ചെയ്ത് അവർ ആവശ്യപ്പെടുന്ന additional documents തയ്യാറാക്കുന്നതാണ് പിന്നീട് delay ഒഴിവാക്കാനുള്ള നല്ല വഴി.

അവസാനമായി

ആധാരം നഷ്ടപ്പെട്ടു എന്നത് property നഷ്ടപ്പെട്ടു എന്നതല്ല.

Registered deed-ന്റെ record Registration Department-ൽ ലഭ്യമാണെങ്കിൽ അതിന്റെ official Certified Copy എടുക്കാനുള്ള സംവിധാനം കേരളത്തിൽ നിലവിലുണ്ട്. Government PEARL portal വഴി digitized documents-ന്റെ application online ആയി ചെയ്യാനും, പഴയ non-digitized documents-ന് SRO വഴി copy നേടാനും കഴിയും.

പക്ഷേ “FIR എടുത്താൽ പുതിയ original ആധാരം കിട്ടും” എന്ന രീതിയിൽ ഇതിനെ കാണരുത്. സാധാരണയായി ലഭിക്കുന്നത് Certified Copy ആണ്. Police loss record, Certified Copy, EC, ആവശ്യമായ additional declarations എന്നിവ ചേർത്താണ് പിന്നീട് property transaction സുരക്ഷിതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടത്.

Disclaimer: ഈ article പൊതുവായ informational purpose-നുള്ളതാണ്. Property title, mortgage, court dispute, suspected fraud, bank requirements തുടങ്ങിയവ ഓരോ കേസിലും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കാം. വലിയ property transaction അല്ലെങ്കിൽ dispute ഉണ്ടെങ്കിൽ qualified property advocate-ന്റെ advice തേടുക.

ഇതും വായിക്കാം

• കുടുംബത്തിൽ ഒരാൾ മരിച്ചാൽ ബാങ്ക് പണം, ഇൻഷുറൻസ്, സ്ഥലം എന്നിവ അവകാശികളുടെ പേരിലേക്ക് എങ്ങനെ മാറ്റാം?Read Guide →
• വസ്തുവിന്റെ അതിർത്തി തർക്കമാണോ? സ്ഥലം കുറവാണെന്ന് സംശയമുണ്ടെങ്കിൽ നിയമപരമായി ചെയ്യേണ്ടത്Read Guide →
• അച്ഛന്റെയോ അമ്മയുടെയോ പേരിലുള്ള ഭൂമി മക്കളുടെ പേരിലേക്ക് എങ്ങനെ മാറ്റാം? Gift Deed, Settlement Deed Complete GuideRead Guide →